Rédiger une lettre de convocation à entretien préalable

Dans tous les cas, la lettre de convocation à entretien préalable est envoyée par lettre recommandée ou lettre remise en main propre contre récépissé. Il est conseillé de demander un accusé de réception pour la lettre recommandée.

Pour tous les cas de licenciement, y compris le licenciement disciplinaire, le délai entre convocation et entretien préalable est d'au moins 5 jours ouvrables. Le point de départ du délai est la remise ou la présentation de la lettre de convocation.

Pour les autres sanctions disciplinaires, et la rupture anticipée du CDD, aucun délai convocation entretien préalable n'est précisé par la loi, cependant la jurisprudence exige le respect d'un délai suffisant.

Enfin, dans tous les sanctions disciplinaires, y compris licenciement pour faute et rupture du CDD pour faute grave ou lourde, la lettre convocation entretien préalable doit être remise dans un délai de 2 mois à partir du moment où l'employeur a connaissance des faits fautifs. En cas de faute grave ou lourde, la convocation doit intervenir dans les plus brefs délais, sinon la faute perd son caractère de gravité.

En principe, toute mesure de licenciement doit être précédée de la tenue d'un entretien préalable. L'entretien est exigé que le licenciement soit justifié par un motif personnel, ou un motif économique.
S'agissant du licenciement pour motif personnel, l'employeur doit organiser un entretien préalable même en cas de faute grave ou lourde, y compris s'il a notifié une mise à pied.
S'agissant du licenciement économique, l'entretien préalable n'est toujours requis, sauf pour les entreprises disposant d'un Comité social et économique (CSE) qui licencient pour motif économique plus de 10 salariés sur une même période de 30 jours.

Les sanctions disciplinaires pour lesquelles un entretien préalable doit être tenu sont celles ayant une incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié. Il s'agit donc des sanctions lourdes, telles que la rétrogradation ou le licenciement pour faute. La rupture anticipée du CDD pour faute grave ou lourde requiert également le respect d'une procédure disciplinaire avec entretien préalable. En revanche, l'entretien n'est en principe pas exigé pour les sanctions mineures comme l'avertissement.

La lettre de convocation à entretien préalable contient :
- l'objet de la convocation : le fait qu'un licenciement, une rupture de CDD, ou une sanction est envisagée ;
- la date, le lieu et l'heure de l'entretien;
- la possibilité pour le salarié de se faire assister par un membre du personnel.

De plus, pour tous les cas de licenciement, dans les entreprises n'ayant pas de représentants du personnel, la lettre doit rappeler au salarié qu'il peut être assisté pendant l'entretien par un conseiller du salarié extérieur à l'entreprise. La lettre convocation entretien préalable précise le lieu où le le salarié peut se procurer la liste départementale de ces conseiller (mairie ou inspection du travail).