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La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être adressée au greffe au travers de formulaires spécifiques : les formulaires DBE-S-1 et DBE-S-2. Il faudra y renseigner précisément les informations relatives aux personnes ayant la qualité de bénéficiaire effectif.
Les bénéficiaires effectifs d'une société sont forcément des personnes physiques. Cela signifie qu'une société ne sera jamais un bénéficiaire effectif. Le bénéficiaire peut être direct ou indirect. Le bénéficiaire est direct quand il est lui-même associé d'une société dans laquelle il détient plus de 25% des parts sociales ou des droits de vote. Le bénéficiaire est indirect quand il détient 25% des parts sociales ou des droits de vote d'une société, mais au travers de participations qu'il détient dans d'autres entités, elles-mêmes associées de la société. Par exemple, les bénéficiaires effectifs d'une filiale pourront être les associés de la société-mère.
La déclaration des bénéficiaires relève d'une obligation financière. Elle permet, notamment, de lutter contre le blanchiment d'argent et l'évasion fiscale. La déclaration permet de d'identifier clairement les personnes bénéficiant de l'activité de la société, ce qui permet de surveiller leurs activités et de prévenir les fraudes.